Proses pengelolaan dana institusi perguruan tinggi mulai dari perencanaan, penerimaan, pengalokasian, pelaporan, audit, monitoring dan evaluasi, serta pertanggungjawaban kepada pemangku kepentingan

Pengelolaan keuangan di Fakultas Teknik mengacu pada UM Palembang yang pengolahannya satu pintu yang bertujuan untuk mendukung dan menjamin proses belajar mengajar, kegiatan penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan pembinaan Al-Islam dan Kemuhaammadiyahan yang terkendali, mulai dari perencanaan, penerimaan, pengalokasian, pelaporan, audit, monitoring, evaluasi serta pertanggungjawaban kepada pemangku kepentingan. Dalam pelaksanaan   keuangan   UM  Palembang  mengacu   pada   Pedoman Pengelolaan Keuangan Perguruan Tinggi Muhammadiyah yang diterbitkan oleh Pimpinan  Pusat Muhammadiyah, Peraturan Pemerintah RI Nomor 21 Tahun 2004, Peraturan Pemerintah RI Nomor 90 Tahun 2010 tentang Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga, dan Pedoman Akuntansi Keuangan UM Palembang yang dituangkan dalam SK Rektor Nomor: 1111/C-13/UMP/V/2015. Pedoman Majelis Pendidikan Tinggi Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor: 02/PED/I.0/B/2012 tentang Perguruan Tinggi Muhammadiyah.

Adapun siklus pengelolaan keuangan UM Palembang adalah sebagai berikut :

1. Perencanaan Dana

Penyusunan perencanaan dana mengacu kepada Rencana Induk Pengembangan (RIP) UM Palembang 2013-2043. Rencana Induk Pengembangan (RIP) yang  selanjutnya digunakan sebagai dasar penyusunan Rencana Strategi (RENSTRA) dan Rencana Operasional (RENOP) Universitas.Penjabaran Rencana Operasional disusun berdasarkan rapat kerja di masing-masing unit kerja. Perencanaan anggaran dana di awali dengan penyusunan program kerja ditingkat program studi yang dilaksanakan masing-masing program studi yang dihadiri oleh dosen, ketua dan sekretaris program studi, sub unit penjaminan mutu program studi, pengelola laboratorium program studi. Setelah itu masing- masing fakultas melakukan kompilasi dari program studi dan ditambah dengan anggaran masing-masing wakil dekan, sehingga terbentuklah Rencana Kerja Anggaran Tahunan (RKAT) Fakultas. Penetapan RKAT Fakultas kemudian ditetapkan oleh Senat Fakultas. Hasil rapat kerja tahunan yang berupa Rencana Kerja Tahunan (RKT) disertai dengan RKAT fakultas diajukan pada rapat  kerja tahunan tingkat universitas. Rapat kerja tersebut menghasilkan RKT dan draft RKAT universitas. Penyusunan RKAT Universitas mulai disusun sejak 3 (tiga) bulan  sebelum dimulainya periode anggaran. Penyusunan anggaran universitas  berasal dari usulan rencana unit kerja prodi/biro/UPT (bottom up) yang terdiri dari anggaran penerimaan dan pengeluaran dana dengan berdasarkan program kerja dan kinerja anggaran periode sebelumnya. Periode anggaran UM Palembang dimulai pada tanggal 1 September-31 Agustus tahun berikutnya.Selanjutnya, diadakan rapat tim nego costing, pimpinan, dan bidang keuangan  untuk  menentukan  besaran  dan  telaah  program  kerja.  RKT   dan RKAT merupakan dasar penyusunan Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja (RAPB). RAPB Universitas disusun oleh pimpinan  universitas bersama Badan Pelaksana Harian untuk disahkan oleh Majelis Pendidikan Tinggi menjadi Anggaran Pendapatan dan Belanja (APB) Universitas. Alur perencanaan anggaran di UM Palembang dapat dilihat pada Gambar 6.1 di bawah ini.

2. Penerimaan Dana

 

Penerimaan dana tersebut berasal dari penerimaan internal dan eksternal. Penerimaan Internal, adalah yang bersumber dari mahasiswa dan unit usaha di lingkungan UM Palembang, sehingga menjamin keamanan seluruh transaksi yang terjadi. Penerimaan tersebut antara lain:

1. Penerimaan Dana Internal

1)  Internal bersumber dari Mahasiswa, adalah:

1. Biaya Penerimaaan mahasiswa baru
2. Biaya Pengembangan Pendidikan
3. Biaya lain-lain (Infak, Semester pendek).

2)  Internal bersumber dari non mahasiswa, adalah:

Sewa kantin, Sewa Anjungan Tunai Mandiri, Hasil Perkebunan Karet, Hasil Perkebunan Sawit, Hasil Tumpang Sari, Bagi hasil Swalayan Saukan, Bagi hasil Auditorium, Sewa ruangan, Agrowisata, Percetakan, Sewa toko, Klinik Dokter Keluarga.

1. Penerimaan Eksternal, adalah yang bersumber dari Pemerintah:

Gaji Dosen PNS DPK, Sertifikasi Dosen., Beasiswa BUDI DN dan BUDI LN, HIBAH Kemeristek Dikti, Hibah Pengabdian Masyarakat, HIBAH Penelitian, Beasiswa BBM/PPA, Hibah dari pemerintah daerah, Dana aspirasi DPRD, Badan Usaha Milik Negera dan Daerah, PT Pertamina (Persero), PT Pusri, PT Bukit Asam, Bank SUMSEL BABEL, HaKI, Jasa Laboratorium, Jasa giro, Margin tabungan dan Pinjaman Bank.

 

3. Perencanaan Pengalokasian Dana

 

Biaya pengelolaan pendidikan dan pembelajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan Al-Islam dan Kemuhammadiyahan UM Palembang berdasarkan standar mutu yang tercantum di dalam SK Rektor Nomor 312/I-12/KPTS/UMP/VIII/2016. Dalam pelaksanaan pengalokasian dana tersebut mencakup:

a.Biaya pengelolaan dana pendidikan dan pembelajaran, meliputi:

1)  Biaya dosen dan tenaga kependidikan.

2)  Biaya bahan-bahan operasional pembelajaran.

3)  Biaya operasional tak langsung.

4)  Biaya manejemen.

b. Biaya pengelolaan dana penelitian, meliputi:

1)  Perencanaan penelitian.

2)  Pelaksanaan penelitian.

3)  Pembelian barang habis pakai.

4)  Penyewaan peralatan penunjang penelitian.

5)  Pengendalian penelitian.

6)  Pemantauan dan evaluasi penelitian.

7)  Pelaporan penelitian.

8)  Diseminasi hasil penelitian.

c.Biaya pengelolaan dana pengabdian kepada masyarakat meliputi:

1)  Perencanaan pengabdian pada masyarakat.

2)  Pelaksanaaan pengabdian pada masyarakat.

3)  Pengendalian pengabdian pada masyarakat.

4)  Pemantauan dan evaluasi pengabdian pada masyarakat.

5)  Pelaporan pengabdian pada masyarakat.

6)  Diseminasi hasil pengabdian pada masyarakat.

Perencanaan pengalokasian dana tersebut diklasifikasikan pada jenis:

1. Biaya umum (Rutin: gaji, biaya operasional, biaya pemeliharaan, dan lain- lain).
2. Biaya investasi (Sarana prasarana, pengembangan SDM, biaya kerjasama).
3. Biaya Operasional (Rutin, biaya proses belajar mengajar, administrasi, biaya kegiatan pengembangan akademik, biaya peningkatan kompetensi SDM).
4. Biaya pengembangan (Biaya pengelolaan Pendidikan dan Pembelajaran, Biaya pengelolaan Penelitian, Biaya pengelolaan Pengabdian kepada Masyarakat, Biaya pengelolaan pengembangan Al-Islam dan Kemuhammadiyahan, dan promosi).

 

4. Pelaporan

UM Palembang telah menggunakan suatu Sistem Akuntansi dan Keuangan yang terintegrasi dalam pertanggungjawaban keuangan unit kerja Prodi/Biro/UPT berupa:

1. Laporan Keuangan Bulanan yaitu, pertanggungjawaban keuangan unit kerja prodi/biro/UPT setiap bulan berisi penggunaan dana beserta dokumen yang mendasarinya berupa bukti penerimaan dan pengeluaran kas.
2. Laporan Tahunan yaitu, pertanggung jawaban keuangan unit kerja Prodi/Biro/UPT setiap tahun berisi penggunaan dana beserta dokumen yang mendasarinya berupa bukti penerimaan dan pengeluaran kas.

Mekanisme pelaporan untuk pertanggung jawaban keuangan di tingkat universitas oleh Biro Keuangan, Bendahara bersama Wakil Rektor II. Setelah diverifikasi oleh wakil Rektor II selanjutnya disampaikan ke Majelis Dikti Litbang PP Muhammadiyah. di tingkat Fakultas oleh Biro Keuangan, Wakil dekan II. Setelah diverifikasi oleh wakil dekan II selanjutnya disampaikan ke Rektor Universitas Muhammadiyah Palembang.

5. Audit

 Dalam rangka menjamin efisiensi dan menghindari penyimpangan penggunaan anggaran, maka dilaksanakan:

1. Audit Internal, yaitu pemeriksaan penerimaan dan pelaporan pertanggungjawaban keuangan unit kerja Prodi/Biro/UPT yang dilakukan oleh tim Satuan Pengawasan Internal (SPI), Biro Keuangan, dan Lembaga Pembinaan dan Pengawasan Keuangan Pimpinan Pusat Muhammadiyah.
2. Audit Eksternal, yaitu pemeriksaan penerimaan dan pelaporan pertanggungjawaban keuangan unit kerja Prodi/Biro/UPT yang dilakukan oleh Kantor Akuntan Publik (KAP) yang ditunjuk, untuk pembiayaan yang berasal dari bantuan pemerintah (dana hibah) dilakukan oleh Inspektorat Keuangan Badan Pemeriksa Keuangan (BPK).
3. Periode Pelaksanaan Audit, Pelaksanaan Audit Internal dilakukan setiap bulan terhadap laporan bulanan dari masing-masing unit kerja. Pelaksanaan audit oleh Kantor Akuntan Publik (audit eksternal) dilakukan setiap 1 tahun, dan penggunaaan dana hibah diaudit oleh BPK setiap 1 tahun.

 

6. Monitoring dan Evaluasi

Monitoring dan evaluasi dilakukan secara rutin untuk menilai kewajaran laporan pertanggungjawaban keuangan dan menindaklanjuti hasil audit agar pengelolaan keuangan UM Palembang sesuai dengan ketentuan berlaku dalam pedoman monitoring dan evaluasi yang diterbitkan oleh Pimpinan Pusat Muhammadiyah dan Pedoman Sistem Akuntansi Keuangan yang diterbitkan oleh UM Palembang. Kegiatan Monitoring dan evaluasi dilakukan oleh Wakil dekan II, wakil Rektor II, Satuan Pengawas Internal (SPI), dan Biro Keuangan. Hasil monitoring dan evaluasi yang dilakukan oleh tim adalah memberikan rekomendasi temuan kepada Dekan dan Rektor. Selanjutnya, Rektor menindaklanjuti dengan melakukan rapat koordinasi dengan pimpinan terkait, yang membahas mengenai hasil rekomendasi yang diberikan oleh tim untuk melakukan perbaikan terhadap temuan-temuan yang perlu diperbaiki.

7. Pertanggungjawaban Kepada Pemangku Kepentingan

Pertanggungjawaban keuangan oleh Rektor UM. Palembang kepada pemangku kepentingan, yaitu:

1. Senat Universitas.
2. Badan Pembina Harian (BPH).
3. Majelis Pendidikan Tinggi PP Muhammadiyah.
4. Pimpinan Wilayah Muhammadiyah Sumatera Selatan.
5. Peserta Wisuda dan Orang Tua pada saat acara Wisuda.
6. Peserta P2 KMB (Mahasiswa baru dalam acara pengenalan mahasiswa baru).
7. Stakeholder eksternal atau publik.

Sedangkan di tingkat fakultas pertanggungjawaban keuangan oleh dekan kepada Rektor.Pertanggungjawaban keuangan tersebut diaudit oleh internal (dilakukan oleh tim SPI, Biro Keuangan, dan Lembaga Pembinaan dan Pengawasan Keuangan Pimpinan Pusat Muhammadiyah, dan eksternal (dilakukan oleh Kantor Akuntan Publik). Hasil audit merupakan “opini” atas hasil pemeriksaannya. Pelaksanaan audit sebagai pertanggungjawaban kepada pemangku kepentingan atas pelaksanaan pengelolaan Institusi. Laporan pertanggungjawaban dan hasil audit dapat diakses oleh semua pemangku kepentingan melalui website UM Palembang.